eveHRyday changelog evehryday.com

SUMMER RELEASE

Nieuw

• Documentbeheer met deze update van eveHRyday hebben we document beheer toegevoegd. Documenten kunnen worden geupload bij de werknemers, daarbij kan er worden gekozen of dit zichtbaar moet zijn voor de werknemer of niet. Daarnaast kun je bij het toevoegen van een bijlage direct ook aangeven of het document zichtbaar of onzichtbaar moet zijn voor de werknemers. De bijlagen komen dus direct ook bij de documenten van de werknemer te staan. Er is daarnaast een menu item toegevoegd voor de documenten waardoor je alle documenten van alle werknemers te zien krijgt en van daaruit kun je dan doorklikken.
• Rechten voor insturen mutaties met deze update hebben we het mogelijk gemaakt om bij gebruikers in te stellen dat ze wel mutaties kunnen ingeven maar niet kunnen doorsturen. Je zou hiermee een functiescheiding kunnen instellen zodat bepaalde rollen alleen maar mutaties kunnen klaarzetten in concept.

Verbetering

• acties en informatie er is een kleine verbetering doorgevoerd aan de werknemers stamkaart. Boven de stamgegevens staan nu tabjes waaronder de betreffende informatie is terug te vinden. Deze bestaan nu uit onderstaande knoppen. de informatie knoppen. In de volgende release zullen we een App voor op de telefoon gaan introduceren en daarin komen dan de loonstroken onder de documenten te staan, evenals nog later dit jaar ook de bijlagen behorende bij declaraties.

De acties, gegevens wijzigen, uit dienst melden of kopiëren van een medewerker zijn nu knoppen rechtsboven, de actie knoppen.

• Variabele mutaties Door meerdere gebruikers werd er een export gemaakt van de variabele mutaties. Wanneer die export dan gesorteerd werd alfabetisch of numeriek en daarna weer geïmporteerd dan gaf dat een error. We hebben dit nu aangepast.
• Nieuwe werknemer bij het aanmelden van een nieuwe werknemer moest je zowel de datum in dienst invullen als de ingangsdatum contract. Omdat deze datum altijd gelijk is aan elkaar vullen we de ingangsdatum contract nu automatisch op basis van de datum in dienst. Dit is vooral een stukje tijdswinst voor de gebruikers.
• Contract verlenging bij de functie verleng contract kun je kiezen uit bepaalde tijd en onbepaalde tijd. Voorheen, bij de keuze voor bepaalde tijd kon je dan alleen maar een aantal maanden waarmee verlengd moest worden ingeven. We hebben dat nu gebruiksvriendelijker gemaakt. Je kunt vanaf nu kiezen of je een nieuwe einddatum wilt ingeven of het contract met een aantal maanden wilt verlengen.

Opgelost

• Standaard cc email Je kunt instellen dat je van de mutaties en variabele mutaties standaard een kopie ontvangt. Initieel werkte dit alleen voor de mutaties en niet voor de variabele mutaties. Na aanpassing hiervan werkte het opeens niet meer voor de mutaties en alleen nog maar voor de variabele mutaties. Deze bug is hiermee opgelost.
• Toekomstige medewerkers toekomstige medewerkers kwamen niet voor in de variabele mutaties, dat is met deze release opgelost.

Nieuw

• Met deze update introduceren we het eerste deel van employee self service (ESS) in eveHRyday. Vanaf nu kun je de gegevens welke noodzakelijk zijn om een contract op te stellen en de medewerker aan te melden voor de salarisadministratie eenvoudig opvragen door slechts een email adres in te vullen en de medewerker uit te nodigen. Lees het gehele artikel op het support gedeelte van onze website.

Verbetering

• In deze update hebben we ook aan de beveiliging gewerkt. Bij het aanmaken van een account of wijzigen van een wachtwoord zal er gecontroleerd worden of het wachtwoord niet betrokken is geweest bij een datalek op een ander platform. Als dat wel het geval dien je een ander wachtwoord te bedenken.

Nieuw

• Kopiëren van medewerker; Met deze release kun je eenvoudig medewerkers kopiëren. Dit gebruik je bijvoorbeeld bij een ex-medewerker die weer in dienst komt, een medewerker die na zijn pensioneren in dienst blijft of een stagiair die medewerker wordt.

• Overzicht aflopende contracten; Zodra je bent ingelogd zie je direct bovenaan hoeveel aflopende contracten je de komende 60 dagen hebt, klik vervolgens op "bekijken" en je ziet een lijst van de betreffende medewerkers.

Verbetering

• Contract verlenging is vereenvoudigd; We hebben een knop "verleng contract" toegevoegd, daarmee kun je aangeven of het gaat om een verlenging voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd. In het geval van bepaalde tijd geef je dan eenvoudig het aantal maanden in waarmee het contract verlengd dient te worden. eveHRyday zal in beide gevallen automatisch de opvolgende datums doorgeven aan het salarissysteem.

• Mutatieverslag (online); Zie direct of er opmerkingen of bijlagen zijn behorende bij een mutatie, we hebben hiervoor icoontjes toegevoegd. Een tekstballon voor een opmerking en een paperclip voor een bijlage. Je ziet dit uitsluitend op het online mutatieverslag.

• Uitdienst melding; Deze update betreft een verduidelijking van de uitdienst melding. Het was onduidelijk welke keuze bijvoorbeeld gemaakt moest worden aangaande de eindafrekening, uitbetalen gereserveerde bedragen nu of achteraf. Daarnaast is de volgorde van het formulier wat logischer ingedeeld.

• Ingangsdatum adreswijziging; Met deze update dient er bij een adreswijziging ook de ingangsdatum van het nieuwe adres doorgegeven te worden. Dit is een verbetering omdat we daarmee de reiskosten exact kunnen berekenen.

Verbetering

• De volgorde van de looncodes (horizontaal) in de variabele mutaties kun je vanaf nu zelf bepalen.

• Bijlagen kunnen alleen gedownload worden door een gebruiker die toegang heeft. Je moest ingelogd zijn in het juiste bedrijf, dus wanneer je als gebruiker toegang hebt tot meerdere bedrijven dan leidde dat tot een melding dat je niet ingelogd bent. We hebben dit nu verbeterd zodat je direct door gelinkt wordt (indien geautoriseerde gebruiker) naar juiste bedrijf en daarmee wordt de bijlage dan direct gedownload.

• Het mutatieverslag toont standaard de huidige periode, indien er geen mutaties staan dan toont dat een lege lijst, we hebben nu een linkje toegevoegd om snel alles weer te geven.

.

Verbetering

• We synchroniseren vanaf nu alleen de types Loondienst & Ex-Medewerker We hebben hiervoor wel een extra API call toegevoegd, zorg ervoor dat je op het niveau Employee Services List_GetByCompany op actief hebt staan. Hoe je dat kunt controleren lees je hier: https://evehryday.com/support/welke-api-calls-voor-nmbrs

Nieuw

• Met deze update kun je ook codes aanleveren via de variable mutaties waar de salarisverwerker nog eerst iets mee moet doen en welke dus niet meteen ingevoerd worden. Deze wens helpt te voorkomen dat er nog losse lijsten dienen te worden meegestuurd.
• Bij het aanmelden van een nieuwe werknemer wordt er een nummer voorgesteld, indien je toch een ander nummer wilt gebruiken kan dat nog steeds.
• Variabele mutaties worden real time ingevoerd bij verzenden en een rapport van die mutaties wordt aan de salarisverwerker per mail verstuurd. Vanaf nu kun je dat rapport ook na indienen downloaden.
• De berichten en bijlagen verstuurd vanuit support in eveHRyday kwamen als email bij de salarisverwerker binnen. Nu kun je deze verzonden berichten ook inzien in de app zelf.

Opgelost

• Variabele mutaties; Wanneer je een niet standaard looncomponent aan de selectie toegevoegd had en na invoeren waardes deze weer uit de selectie haalde dan werden deze waarden niet doorgestuurd bij verzenden en verdwenen. We hebben dit nu zo aangepast dat je als er eenmaal waarde zijn geboekt op een code je deze code niet meer uit de selectie kan halen. Je moet dan eerst de waardes eruit halen.

Verbetering

• IBAN en BIC. Met deze update wordt de BIC voor nagenoeg alle Europese rekeningen gevuld en worden IBAN nummers geverifieerd.
• Stagevergoeding. Vanaf nu vul je voortaan de full time stagevergoeding in, deze zal in Nmbrs uitkomen op looncode 1108 welke vervolgens op basis van het werktooster naar rato de stagevergoeding zal berekenen. Bij bestaande werknemers waar nu code 1100 wordt gebruikt zal in het geval vaan een wijziging op de stagevergoeding code 1100 worden verwijderd en 1108 worden opgevoerd.

Nieuw

• Als tenant kun je nu naast het toevoegen van een eigen logo ook de kleuren aanpassen naar je eigen huisstijl
• Gender neutrale medewerkers
• Bij de keuze van het type geslacht zijn vanaf nu zijn ook de opties 'Onbekend' of 'Niet gespecificeerd' beschikbaar.

Verbetering

• Eenvoudiger invoeren van werkrooster. Indien elke week gelijk is hoef je nog maar 1 week te vullen, alleen indien er afwijking is dan vul je dit als 2e regel.

Nieuw

• Importeren van variabele mutaties; exporteer de template waarbij je eerst nog kunt filteren op actief of inactief en/of welke loon- en uren componenten je wilt importeren. Vul de kolommen in de excel template en importeer de variabele mutaties

• Tenants kunnen nu hun logo uploaden

Verbetering

• Sorteren bij variabele mutaties, je kunt vanaf nu eenvoudig op- of aflopend sorteren op het werknemersnummer of naam.

Opgelost

• Een ex-medewerker werd niet meer gesynchroniseerd, wanneer deze opnieuw in dienst kwam dan bleef deze in eveHRyday op inactief staan. Met deze update wordt er altijd gekeken of een medewerker weer opnieuw in dienst is gekomen en daarna weer gesynchroniseerd

Opgelost

• Mutatie verslag export toonde enkel de huidige periode ongeacht de filter