eveHRyday changelog evehryday.com

Nieuw

• Met deze update introduceren we het Dashboard. Het dashboard is eigenlijk je startpunt, een control center. Vanaf het dashboard kun je alle eerdere functionaliteiten nu vanaf 1 centrale plek starten en beheren. Zo kun je vanaf het dashboard de onboarding starten of zelf de nieuwe medewerker aanmelden, of een medewerker opzoeken om een wijziging door te geven. Daarnaast wordt je geholpen met openstaande acties zoals het beoordelen van openstaande declaraties, mutaties en variabele mutaties die in concept klaar staan. Kritische actiepunten staan daarbij bovenaan. Uitgenodigde werknemers die nog niets hebben ingevuld of aflopende contracten binnen 14 dagen. Deze to-do tabellen zullen alleen zichtbaar zijn als er ook daadwerkelijk acties zijn. Bovenaan starten we het dashboard met een aantal metrics om snel en eenvoudig een overzicht in je bedrijf te hebben in de meest gangbare HR metrics.
• Middels deze update worden er in-app Notificaties verstuurd zodra er nieuwe documenten waaronder loonstroken beschikbaar zijn.
• Vanaf nu kun je Custom velden toevoegen aan de onboarding van een werknemer. Zo kun je bijvoorbeeld een verplicht keuze- of tekstveld toevoegen voor een verzekering of deelname aan de personeelsvereniging. Deze velden zijn volledig vrij in te richten, met een ja/nee veld of een tekstveld en verplicht of optioneel.

Verbetering

• Het behandelen en overzicht bij de Declaraties is verbeterd. Er kwamen veel vragen binnen dat je niet kon zien welk aantal was ingediend en dus enkel bedragen. Dat hebben we met deze update aangepast.
• Bij het insturen van variabele mutaties kun je vanaf nu ook een aanvullende opmerking toevoegen
• In het mutatieverslag hebben we het volledige rooster toegevoegd zodat je eenvoudiger kunt controleren bij een wijziging in het rooster.
• Er zijn bedrijven welke centraal al een oplossing hebben voor het doorgeven van wijzigingen van hun werknemers, hiervoor hebben we toegevoegd dat je Employee Self Service kunt uitzetten
• Voor de one click onboarding hebben we het process verbeterd. De uitgenodigde werknemer wordt na invullen van zijn gegevens via een workflow geholpen met de installatie van de ESS selfservice app

Opgelost

• Bij het instellen van de geplande vrijgave van loonstroken kon je decimalen in de datum instellen dat is nu aangepast zodat het altijd een heel getal moet zijn.

Nieuw

• Loonstroken vrijgeven Met de update van vandaag kun je instellen op welk moment de loonstroken vrijgegeven worden. Je kunt daarvoor kiezen voor een specifieke dag rekening houdend met of het een weekend is. Lees meer hierover en hulp bij het instellen in het artikel op de support pagina, Loonstroken vrijgen.

Nieuw

• Jaaropgaven:
• Vanaf vandaag zullen de jaaropgaven worden ingeladen op het moment dat er een synchronisatie plaatsvindt.
• Medewerkers die uit dienst gaan gedurende de eerste 4 maanden, dus tot en met 30 april van enig jaar, zullen hun jaaropgave van dat jaar ook meteen in de app zien staan.
• Medewerkers die later uit dienst gaan, dus na 30 april, krijgen deze pas met het nieuwe kalenderjaar.
• Doordat we bij elke synchronisatie kijken of er een aangepaste versie is zullen ook de aangepaste versies door jaar-overschrijdende correcties telkens bijgewerkt worden.

HAPPY NEW YEAR

Nieuw

• Declaratie module Vandaag is de declaratie module live gegaan. Let op aan het gebruik van de declaratie module zijn kosten verbonden. Om gebruik te kunnen maken dient deze functionaliteit door de beheerder actief te worden gezet.

• Met deze declaratie module is het mogelijk dat je medewerkers via de app op hun telefoon declaraties indienen. Je kunt zelfs instellen dat declaraties tot een bepaalde hoogte automatisch worden goedgekeurd.

• Bijlagen bij declaraties zoals facturen en bonnetjes kunnen desgewenst rechtstreeks verzonden worden geheel automatisch naar de boekhouding.

• Lees meer op onze website.

Verbetering

• Het nieuwe bijtellingspercentage voor 0-emissie voertuigen (variant 2023) is toegevoegd.

Opgelost

• De autonummering werkte niet meer, daardoor kreeg iedere nieuwe medewerker automatisch nummer 1 en konden de nieuwe medewerkers niet verzonden worden. Dit is opgelost.

Verbetering

• Als een medewerker uitdienst gaat dient er altijd een code 'reden einde arbeidsverhouding' te worden ingevuld. Hiertoe zijn enige nieuwe codes toegevoegd. Ook zijn er bij de bestaande codes enkele tekstuele aanpassingen gedaan. De nieuwe codes zijn:

  • 50 | Ontslag publiekrechtelijke aanstelling vanwege onbekwaamheid of ongeschiktheid
  • 51 | Ontslag publiekrechtelijke aanstelling vanwege leeftijd / pensionering
  • 91 | De arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever
  • 92 | De arbeidsverhouding wordt zonder onderbreking opgevolgd door een nieuwe arbeidsverhouding bij dezelfde werkgever

• We hebben enkele verbeteringen doorgevoerd in het kader van de beveiliging, deze zijn echter voor de eindgebruiker onzichtbaar.

Opgelost

• Bij de variabele mutaties werden in het overzicht ook toekomstige medewerkers getoond, dit is nu opgelost.

Verbetering

• Mutatieverslag vanaf nu ook te exporteren naar Excel, hierdoor kun je eenvoudig op mutatiesoort filteren en op 1 specifieke wijziging controleren.

Nieuw

• Mobile app: Met deze update hebben we de mogelijkheid toegevoegd om een bedrijfdocument toe te voegen. In de app ziet de medewerker direct bovenin de bedrijfsdocumenten wanneer deze zijn toegevoegd, denk hierbij aan bijvoorbeeld een personeelshandboek.
• Mobile app: We hebben een algemeen opmerkingen veld toegevoegd, een bedrijfsadministrator kan hier een tekst kwijt, denk hierbij aan een welkomsttekst, een mededeling, Deze wordt direct bovenin de app getoond.
• Loonbelastingverklaring: wanneer je een medewerker uitnodigt om zijn persoonlijke gegevens aan te leveren dan wordt in dezelfde workflow de mogelijkheid geboden aan de medewerker om aan te geven of deze de loonheffingskorting wil laten toepassen, eveHRyday zorgt automatisch voor een loonbelastingverklaring in de documenten van de werknemer
• Verwijderen van een bedrijf: we hebben een extra stap toegevoegd wanneer je een bedrijf wilt verwijderen omdat ze bijvoorbeeld geen activiteit meer hebben. Je kunt nu een bedrijf archiveren en daarmee is het uit de lijst met actieve bedrijven. Je kunt dit bedrijf nog steeds heractiveren of vanuit het archief definitief verwijderen.

Verbetering

• BSN validatie: Op 8 september 2022 heeft de Belastingdienst een bericht geplaatst betreffende de vertraging bij de Gemeenten in de afgifte van BSN nummers. Medewerkers en werkgevers die kunnen aantonen dat ze geen invloed hebben op de vertraging van de afgifte kunnen de Belastingdienst verzoeken om instemming met het niet toepassen van het anoniemen tarief. We hebben in eveHRyday hiervoor de validatie aangepast, wanneer je "000000000" (9 nullen) ingeeft in het BSN veld dan wordt die invoer geaccepteerd. Lees hier het volledige bericht van de Belastingdienst.
• Notities: we hebben een menu item toegevoegd, notities welke je op medewerker niveau hebt gemaakt worden nu via dit menu over het bedrijf heen getoond. Je kunt dus snel zien bij welke medewerker er een notitie is gemaakt en daar direct naartoe doorklikken.
• Contract verlenging: bij een contract verlenging namen we de instelling schriftelijk contract over van de huidige instelling. Maar bij een verlenging naar een onbepaalde tijd contract is het erg belangrijk om in Nmbrs aan te geven dat of er een schriftelijk contract aanwezig is. We hebben daarom aan de contract verlenging wizard toegevoegd dat je aan moet geven of er een schriftelijk contract aanwezig is.
• Adres invoer: vanaf nu krijg je een waarschuwing wanneer je een onbekende of foutieve postcode invoert. Voor buitenlandse adressen kun je het adres wel verder gewoon aanvullen.

Opgelost

• Einddatum bij contract voor onbepaalde tijd: Het was mogelijk om een einddatum in te stellen bij een contract voor onbepaalde tijd. Dit is nu opgelost, zodra je kiest voor onbepaalde tijd zal er geen einddatum meer gevuld zijn of kunnen worden.

Nieuw

• iOS en Android APP voor werknemers. In deze eerste release kan de APP gebruikt worden voor de werknemer om zijn loonstroken en andere in eveHRyday geuploade documenten te raadplegen. Tevens kan de werknemer middels self-service zijn persoonlijke gegevens wijzigen. Een dergelijke wijziging komt dan als concept mutatie in de mutatielijst terecht en dient nog geaccordeerd te worden voordat deze in de salarisadministratie is verwerkt. Later volgt een uitbreiding met declaraties en verlof.

Verbetering

• Bij een contract verlenging van een contract waarbij ook een proeftijd van toepassing was werd de proeftijd vastgehouden, dit is nu verholpen, de proeftijd wordt bij een contract verlenging leeggemaakt.

• Bij het wijzigen van een rooster werd de eerdere ingangsdatum vastgehouden, daardoor werd een roosterwijziging met terugwerkende kracht doorgevoerd. Dit is opgelost, de ingangsdatum moet bij een roosterwijziging opnieuw ingevuld worden.

Opgelost

• Bij RDW heeft een wijziging plaatsgehad. De informatie die we nodig hebben voor het vaststellen van de juiste bijtelling is verdeeld over meerdere velden. Daardoor werd er in sommige gevallen een verkeerde bijtelling vastgesteld. We hebben dit nu aangepast en de bijtelling wordt nu weer correct vastgesteld.

SUMMER RELEASE

Nieuw

• Documentbeheer met deze update van eveHRyday hebben we document beheer toegevoegd. Documenten kunnen worden geupload bij de werknemers, daarbij kan er worden gekozen of dit zichtbaar moet zijn voor de werknemer of niet. Daarnaast kun je bij het toevoegen van een bijlage direct ook aangeven of het document zichtbaar of onzichtbaar moet zijn voor de werknemers. De bijlagen komen dus direct ook bij de documenten van de werknemer te staan. Er is daarnaast een menu item toegevoegd voor de documenten waardoor je alle documenten van alle werknemers te zien krijgt en van daaruit kun je dan doorklikken.
• Rechten voor insturen mutaties met deze update hebben we het mogelijk gemaakt om bij gebruikers in te stellen dat ze wel mutaties kunnen ingeven maar niet kunnen doorsturen. Je zou hiermee een functiescheiding kunnen instellen zodat bepaalde rollen alleen maar mutaties kunnen klaarzetten in concept.

Verbetering

• acties en informatie er is een kleine verbetering doorgevoerd aan de werknemers stamkaart. Boven de stamgegevens staan nu tabjes waaronder de betreffende informatie is terug te vinden. Deze bestaan nu uit onderstaande knoppen. de informatie knoppen. In de volgende release zullen we een App voor op de telefoon gaan introduceren en daarin komen dan de loonstroken onder de documenten te staan, evenals nog later dit jaar ook de bijlagen behorende bij declaraties.

De acties, gegevens wijzigen, uit dienst melden of kopiëren van een medewerker zijn nu knoppen rechtsboven, de actie knoppen.

• Variabele mutaties Door meerdere gebruikers werd er een export gemaakt van de variabele mutaties. Wanneer die export dan gesorteerd werd alfabetisch of numeriek en daarna weer geïmporteerd dan gaf dat een error. We hebben dit nu aangepast.
• Nieuwe werknemer bij het aanmelden van een nieuwe werknemer moest je zowel de datum in dienst invullen als de ingangsdatum contract. Omdat deze datum altijd gelijk is aan elkaar vullen we de ingangsdatum contract nu automatisch op basis van de datum in dienst. Dit is vooral een stukje tijdswinst voor de gebruikers.
• Contract verlenging bij de functie verleng contract kun je kiezen uit bepaalde tijd en onbepaalde tijd. Voorheen, bij de keuze voor bepaalde tijd kon je dan alleen maar een aantal maanden waarmee verlengd moest worden ingeven. We hebben dat nu gebruiksvriendelijker gemaakt. Je kunt vanaf nu kiezen of je een nieuwe einddatum wilt ingeven of het contract met een aantal maanden wilt verlengen.

Opgelost

• Standaard cc email Je kunt instellen dat je van de mutaties en variabele mutaties standaard een kopie ontvangt. Initieel werkte dit alleen voor de mutaties en niet voor de variabele mutaties. Na aanpassing hiervan werkte het opeens niet meer voor de mutaties en alleen nog maar voor de variabele mutaties. Deze bug is hiermee opgelost.
• Toekomstige medewerkers toekomstige medewerkers kwamen niet voor in de variabele mutaties, dat is met deze release opgelost.

Nieuw

• Met deze update introduceren we het eerste deel van employee self service (ESS) in eveHRyday. Vanaf nu kun je de gegevens welke noodzakelijk zijn om een contract op te stellen en de medewerker aan te melden voor de salarisadministratie eenvoudig opvragen door slechts een email adres in te vullen en de medewerker uit te nodigen. Lees het gehele artikel op het support gedeelte van onze website.

Verbetering

• In deze update hebben we ook aan de beveiliging gewerkt. Bij het aanmaken van een account of wijzigen van een wachtwoord zal er gecontroleerd worden of het wachtwoord niet betrokken is geweest bij een datalek op een ander platform. Als dat wel het geval dien je een ander wachtwoord te bedenken.